Subir la pression de l’urgence dans ses taches, ne pas parvenir à faire ce qu’on a prévu, autant de situations qui traduisent une atteinte à son niveau d’efficacité.
Nous allons voir dans cet article comment les outils de communication numériques sont à l’origine de cette déperdition d’efficacité.

Les outils numériques prennent en otage notre attention

Le phénomène s’est mis en place de manière insidieuse : notre capacité de concentration s’est réduite avec l’usage des outils numériques qui accaparent toute notre attention. Et plus la déconcentration est grande moins l’utilisation de notre temps est efficace.
Le phénomène de captation d’attention repose sur un circuit ancestral d’alerte du cerveau : toute perception nouvelle, considérée comme potentiellement dangereuse, détourne immédiatement l’attention dans un but de sauvegarde. Or les sollicitations numériques sont perçues comme telles par le cerveau ! Elles empreintent alors massivement ce circuit de contrôle.
C’est ainsi que la déconcentration se met en place chez chacun, même auprès des plus efficaces d’entre nous rompus à une pratique experte des principes de gestion du temps.

Identifier les modes de déconcentration pour pouvoir les neutraliser

A la lumière de ces considérations on voit que le défi principal de chaque manager est de pouvoir maîtriser son niveau de concentration pour l’ajuster au mieux en fonction de son activité. C’est la clef pour regagner un temps significatif au quotidien (plus d’une heure par jour en général) et donc améliorer naturellement efficacité et bien-être au travail.
Dans cet esprit, depuis 8 ans que nous intervenons sur ce sujets auprès de centaines de cadres, managers, nous avons identifié 3 modes de déconcentration principaux.
Ceux-ci permettent ensuite de comprendre comment procéder pour les réguler.

1

le zapping permanent

Le premier niveau de déconcentration, c’est lorsqu’on ne cesse de zapper, traiter les sujets dès qu’ils se présentent, quitte à laisser le sujet précédent inachevé. Les causes principales de cette déconcentration viennent des sollicitations externes impromptues, qui paraissent urgentes, ou très rapides à traiter… Chaque interruption génère une perte de temps. Quelques minutes à peine, mais répétées des centaines de fois par jour, cela fait des heures chaque jour … A fonctionner ainsi, il y a un risque majeur d’oublier une action à faire, c’est un facteur important de stress..

2

le survol superficiel

Le deuxième niveau de déconcentration est, quant à lui, moins visible, mais tout autant désastreux. C’est l’effet de la perception de la surabondance d’informations à traiter sur notre inconscient. Il y a tant à faire qu’on cherche naturellement à traiter au plus vite, d’où un travail superficiel ; potentiellement porteur d’erreurs ..

3

les pensées inconscientes

Enfin le troisième et dernier niveau de déconcentration c’est d’avoir l’esprit ailleurs : on a choisi de travailler un dossier et on ne peut empêcher son esprit de penser à tous les autres sujets en cours. Dans ces conditions il n’est pas rare de devoir consacrer le double de temps que nécessaire au traitement de la tâche prévue tant la perturbation inconsciente est pénalisante. Le phénomène cognitif qui sous-tend cet état s’appelle la « charge mentale ». C’est une sorte d’accumulateur de toute la pression ressentie par la désorganisation cognitive qu’elle provoque. Une charge mentale trop élevée est une condition favorable à l’épuisement professionnel ou Burn-Out !

Objectif concentration !

Maintenant que l’on a identifié ces 3 niveaux de déconcentration, il est désormais possible d’en réduire significativement l’impact au quotidien.
La première action est de permettre au conscient de limiter quelque peu les dérives de l’inconscient, ce qui se produit dès qu’on a pleinement conscience des situations exposées ci-dessus.
Ensuite, pour aller plus loin, des méthodes d’organisation personnelle spécifiques sont à mettre en place. Il s’agit de déjouer les mécanismes qui rendent addict par des routines spécifiques, puis de réduire l’impact du stress par de la visualisation de son activité et enfin de s’attacher à minimiser sa charge mentale.